Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Automiq voor eigen doeleinden verwerkt, is:

• HOMARY VOF, Automiq
• Oude Diksmuidsestraat 39
• 8800 Roeselare, België
• Ondernemingsnummer (BTW): BE0832.403.421
• Website: automiq.be
• E-mail: contact@automiq.be

Voor bepaalde verwerkingen die plaatsvinden binnen onze dienstverlening kan Automiq optreden als verwerker namens een klant. In dat geval bepaalt de klant het doel en de middelen van de verwerking en verwerkt Automiq persoonsgegevens volgens de instructies van de klant. Waar vereist wordt dit geregeld via een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je met Automiq in contact komt, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• bedrijfsnaam en functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres, en facturatiegegevens;
• informatie die je zelf verstrekt via formulieren, e-mail of andere communicatie;
• informatie over afspraken en contactmomenten;
• gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van onze diensten;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, browserinformatie en apparaatgegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor betalingen en administratie.

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de betreffende doeleinden.

3. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van jou;
• wanneer je een formulier op onze website invult;
• wanneer je contact met ons opneemt;
• wanneer je een afspraak maakt;
• wanneer je klant wordt;
• wanneer je gebruikmaakt van onze diensten;
• via onze klanten wanneer wij in hun opdracht persoonsgegevens verwerken;
• automatisch wanneer je onze website gebruikt, bijvoorbeeld via technische gegevens en cookies.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Contact en communicatie

Om vragen te beantwoorden, contactaanvragen te behandelen en met potentiële klanten of klanten te communiceren.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang of, wanneer van toepassing, uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen.

Afspraken

Om afspraken te plannen, te bevestigen, te wijzigen en eventueel herinneringen te versturen.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

Uitvoering van onze diensten

Om AI oplossingen, automatisaties, websites, CRM systemen, AI Receptionisten en andere diensten te leveren en te onderhouden.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

Facturatie en betalingen

Om betalingen te verwerken, facturen op te maken, administratie te voeren en wettelijke verplichtingen na te leven.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.

Beveiliging en verbetering van onze dienstverlening

Om onze systemen te beveiligen, misbruik te voorkomen en onze dienstverlening technisch te onderhouden en te verbeteren.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.

Marketing

Wanneer wij persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing, gebeurt dit op basis van de toepasselijke wettelijke grondslag.

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming.

Je kunt je steeds verzetten tegen direct marketing.

5. Externe dienstverleners

Om onze dienstverlening mogelijk te maken, maken wij gebruik van externe dienstverleners en softwareplatformen.

Afhankelijk van de dienst kunnen dit onder andere zijn:

• GoHighLevel voor CRM, automatisaties en communicatie;
• OpenAI voor bepaalde AI functionaliteiten;
• Stripe voor betalingsverwerking;
• telefonie, en SMS providers;
• hosting, en infrastructuurproviders;
• agenda, en afspraaksoftware;
• e-mail, en communicatieproviders;
• andere noodzakelijke softwareleveranciers.

Deze dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om hun diensten aan Automiq of onze klanten te leveren.

Waar vereist sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten of andere contractuele afspraken met dienstverleners.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

6. Betalingen via Stripe

Voor online betalingen kunnen wij gebruikmaken van Stripe.

Wanneer je een betaling uitvoert, kan Stripe persoonsgegevens en betaalgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de betaling uit te voeren, fraude te detecteren en wettelijke verplichtingen na te leven.

Automiq ontvangt en bewaart niet noodzakelijk alle volledige betaalgegevens, zoals het volledige kaartnummer.

De verwerking door Stripe is daarnaast onderworpen aan de privacyvoorwaarden van Stripe.

7. AI-technologie

Automiq maakt gebruik van AI, en automatiseringstechnologie om bepaalde diensten te leveren.

Dit kan onder andere betrekking hebben op AI Receptionisten, AI websites, geautomatiseerde communicatie, leadopvolging en andere automatisaties.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt binnen een opdracht voor een klant, gebeurt dit afhankelijk van de concrete dienstverlening en de instructies van de klant.

Automiq probeert persoonsgegevens niet langer te verwerken dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

Wij gebruiken persoonsgegevens van websitebezoekers niet voor het trainen van algemene AI modellen.

8. Internationale doorgifte

Sommige externe dienstverleners waarmee Automiq werkt kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij, waar vereist, voor passende waarborgen overeenkomstig de GDPR.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• Standard Contractual Clauses (SCC's);
• andere wettelijk toegestane passende waarborgen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Als algemene richtlijn kunnen de volgende bewaartermijnen gelden:

• Contactaanvragen en leads: zolang nodig voor de opvolging en maximaal zolang dit gerechtvaardigd is voor het betreffende doel.
• Klantenadministratie: gedurende de zakelijke relatie en daarna zolang dit noodzakelijk is voor wettelijke, administratieve of juridische doeleinden.
• Facturatie, en boekhoudkundige gegevens: gedurende de termijn die door de toepasselijke Belgische wetgeving wordt vereist.
• Gegevens in het kader van een geschil: zolang noodzakelijk voor de behandeling en afhandeling van het geschil en eventuele daaropvolgende juridische procedures.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist.

10. Cookies en andere technologieën

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.

Wij streven ernaar om enkel cookies te gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website, tenzij je toestemming hebt gegeven voor andere categorieën cookies.

Wanneer wij niet-noodzakelijke cookies of trackers gebruiken, zoals analytische of marketingcookies, vragen wij hiervoor vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

11. Jouw rechten

Onder de voorwaarden van de GDPR heb je, afhankelijk van de specifieke verwerking, onder andere het recht om:

• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen;
• in bepaalde gevallen de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te dragen wanneer aan de voorwaarden voor gegevensoverdraagbaarheid is voldaan;
• je toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is.

Het recht op verwijdering is niet absoluut. In bepaalde situaties kunnen wij gegevens moeten bewaren om bijvoorbeeld te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om juridische claims te kunnen behandelen.

Voor het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via:

contact@automiq.be

Wij kunnen vragen om voldoende informatie te verstrekken om je identiteit te verifiëren voordat wij een verzoek behandelen.

12. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer je van mening bent dat je persoonsgegevens niet correct worden verwerkt.

• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Drukpersstraat 35
• 1000 Brussel
• België

Meer informatie is beschikbaar via de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

13. Beveiliging

Automiq neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

Afhankelijk van de verwerking kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit:

• versleutelde verbindingen;
• toegangsbeperkingen;
• beveiligde accounts;
• toegangsbeheer;
• betrouwbare externe dienstverleners;
• technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Geen enkel systeem kan echter volledige beveiliging garanderen.

14. Verwerking van persoonsgegevens voor klanten

Wanneer Automiq persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant, bijvoorbeeld binnen een CRM, AI Receptionist, reviewautomatisatie of andere automatisatie, bepaalt de klant in principe het doel en de rechtmatigheid van die verwerking.

De klant blijft verantwoordelijk voor onder andere:

• het hebben van een geldige rechtsgrond;
• het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens op een rechtmatige manier;
• het verstrekken van de vereiste informatie aan betrokkenen;
• het verkrijgen van eventuele noodzakelijke toestemmingen;
• het rechtmatig gebruik van communicatiekanalen zoals e-mail, SMS, telefonie en WhatsApp.

Wanneer vereist sluiten Automiq en de klant een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA).

15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Automiq kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dit noodzakelijk is door wijzigingen in onze dienstverlening, technologie, wetgeving of verwerking van persoonsgegevens.

De meest recente versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.

De datum bovenaan deze privacyverklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst werd bijgewerkt.

16. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Automiq persoonsgegevens verwerkt?

Neem dan contact met ons op:

• HOMARY VOF, Automiq
• Oude Diksmuidsestraat 39
• 8800 Roeselare, België
• BTW: BE0832.403.421
• E-mail: contact@automiq.be